Estar en el puesto del trabajo no es lo mismo que trabajar. En eso los españoles cargamos la mochila de la mala fama. Según datos de Eurostat correspondientes a 2019, en España, cada empleado dedica de media unas 36,4 horas por semana al trabajo, dos décimas más que la media de la Unión Europea (UE).

Sin embargo nuestra productividad está más de dos décimas por debajo de la comunitaria. Si nos comparamos con Alemania, su productividad es 4,5 puntos superior a la española, aunque en el país germano se trabaja una media de 34,2 horas a la semana, 2,2 menos que aquí.

Algunos estudios han cuantificado que el tiempo perdido en el trabajo por diversas causas llega a suponer un 30% del total de la jornada laboral. "Las distracciones o ladrones del tiempo reducen la productividad mucho más de lo que creemos debido al esfuerzo que después supone recuperar la concentración en lo que se estaba haciendo”, asegura Joan Pons, CEO de EffiWork.

Esta compañía española dedicada a los sistemas de medición de la productividad y control horario ha elaborado una lista con los vicios o ladrones del tiempo en la oficina que reducen la productividad. Son estos diez:

El móvil

Los smartphones ofrecen cada vez más posibilidades y potencian nuestras redes de conexión con numerosas personas. Una comunicación múltiple y continua que, sin embargo, requiere casi constante dedicación. El móvil constituye el 50% de las distracciones de un empleado en su jornada laboral. Silenciarlo y alejarlo durante la jornada laboral mejorará nuestro rendimiento y concentración. También conviene limitar las consultas en el móvil durante las pausas del trabajo.

Visitar y revisar el móvil, el correo o las redes sociales son actividades de alto riesgo para la jornada laboral

Ser multifuncional

Estar en una tarea y en otra, y luego en otra, dificulta la actividad del cerebro y es poco operativo. Al tratar de hacer varias cosas a la vez, siempre se corre el riesgo de olvidar una de ellas y dejarla incompleta. Es conveniente por ello, concentrarse en una labor importante y mantenerse enfocado hasta terminarla antes de comenzar otro cometido.

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Internet

Navegar por la red ofrece infinitas posibilidades al alcance de un click, incontables tentaciones que absorben tiempo de trabajo y reducen la productividad.

El correo

Visitar y revisar nuestros emails es una actividad de alto riesgo para la jornada laboral. Las nuevas prácticas aconsejan cerrarlo tras una primera lectura matinal, ya que dejarlo abierto atraerá constantemente nuestra atención con las alertas y los avisos y nos atraparán revisando uno tras otro.

Redes Sociales e interrupciones

No silenciar o desactivar las cuentas de redes sociales muy activas mientras se trabaja puede dar al traste con horas de trabajo porque su capacidad de atracción es poderosa y, una vez dentro, se pierde la noción del tiempo. Si a esto le añadimos las interrupciones de compañeros que vamos recibiendo a lo largo de la jornada en forma de preguntas, dudas, consultas o favores, el tiempo total “perdido” es considerable.

Reuniones y teleconferencias

Es una queja común entre los empleados: demasiadas reuniones poco productivas. Una reunión o una teleconferencia conlleva una inversión de tiempo y esfuerzo para varias personas. A eso hay que añadir lo que tardarán después en volver a concentrarse en su tarea. Es aconsejable reservar las reuniones para discutir temas relevantes y evitarlas para los más sencillos. Para que una reunión sea eficaz, en la convocatoria deben figurar los objetivos y la finalidad del encuentro, los puntos o temas a discutir y la duración estimada de la misma.

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Cafés y cigarros

Desayunar, tomar café y fumar son interrupciones que acaban pasando factura cuando dejan de ser las necesarias y se convierten en rutinarias y frecuentes. Si al cabo de la jornada laboral sumamos los minutos que empleamos en esta clase de paisas, hay casos en los que pasan de una hora y media.

Procrastinar

Dejar para más tarde o para un mejor momento ciertos trabajos o actividades solo puede generar más estrés y posteriores sentimientos de culpabilidad. La procrastinación es una inmensa fuente de insatisfacción y frustración. Además, suele provocar que el producto final sea incompleto o, como poco, mejorable, ya que la falta de tiempo habrá impedido perfeccionarlo. El momento adecuado no llegará nunca.

Es una queja común entre los empleados: demasiadas reuniones poco productivas

Ser desorganizado

La desorganización provoca una pérdida de eficacia en el trabajo que repercute en la productividad. Los expertos aconsejan iniciar la jornada laboral organizando y planificando las tareas pendientes, agruparlas según sus características y dejando espacio también a unas pequeñas pausas de descanso saludable. Se recomienda afrontar las tareas más complejas a primera hora de la mañana cuando nuestra mente está fresca, descansada y al 100% de su capacidad cognitiva.

Aprender a decir “no”

Aceptar tareas sin discriminar cuáles son convenientes o no puede repercutir en la productividad de los empleados. Cuando se asumen trabajos ajenos al objetivo final, se está poniendo en riesgo esa misma meta establecida. Por ello, aplicar la asertividad para rechazar con claridad tareas o actividades que no aportan, es un sano hábito que evitará cargar en exceso la agenda laboral y ayudará a mantener los límites para salvar el trabajo previsto.