Multitec presenta la plataforma de digitalización DEOScan, elaborada con la colaboración del ITA

La firma aragonesa Multitec ha asistido esta semana a la jornada conmemorativa del V aniversario de la Asociación Española de Empresas de Documentación Digital, Gestión Documental y Factura Electrónica, AEDOC Digital, celebrada en Madrid. En el transcurso de la jornada, Multitec ha presentado su nueva plataforma de digitalización de documentos, DEOScan, elaborada con la colaboración del Instituto Tecnológico de Aragón (ITA).
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La firma aragonesa Multitec ha asistido esta semana a la jornada conmemorativa del V aniversario de la Asociación Española de Empresas de Documentación Digital, Gestión Documental y Factura Electrónica, AEDOC Digital, celebrada en Madrid. En el transcurso de la jornada, Multitec ha presentado su nueva plataforma de digitalización de documentos, DEOScan, elaborada con la colaboración del Instituto Tecnológico de Aragón (ITA).

Según ha informado la empresa a Europa Press, esta herramienta consiste en un software exclusivo que permite controlar todo el proceso de digitalización, desde la creación de lotes hasta la preparación de la información electrónica para su entrega al cliente, pasando por el escaneo, grabación y verificación de índices.

Está diseñada para el uso exclusivo por Multitec y aquellas empresas con las que se establezcan vínculos de colaboración en la inserción de personal discapacitado o en riesgo de exclusión laboral.

El proceso productivo comienza con la configuración del trabajo, para lo que existe un módulo de administración en el que se fijan todos los parámetros del trabajo que se han de realizar, tales como calidad de imagen, formato de los ficheros, metadatos e índices a capturar, características de los campos a grabar o incorporación de firma electrónica en el escaneo, entre otros, que ninguna operadora de producción puede modificar, por lo que "se garantiza que el servicio se ajusta escrupulosamente a lo acordado con el cliente en cuanto a características y calidades".

Posteriormente, a partir de un paquete de documentos, se crean lotes que son debidamente identificados mediante una carátula. El lote creado se da de alta en el software de digitalización DEOScan y se inicia el seguimiento y trazabilidad del mismo, pudiendo saber en cualquier momento en qué fase de tratamiento se encuentra.

Se prepara el documento para el escaneo y una operadora alimenta manualmente el escáner con el fin de asegurarse de que no han pasado varias hojas a la vez de manera inadvertida. La heterogeneidad de tipos documentales que suelen encontrarse en un archivo "hace que el uso del alimentador automático del escáner sea poco recomendable, aunque éste disponga de la más avanzada tecnología de detección de alimentación múltiple mediante ultrasonidos".

Captura de datos

La captura de datos consiste en la grabación de campos e índices relacionados con cada una de las imágenes generadas en el escaneo y que facilitarán la posterior búsqueda de las mismas en un software de consulta. La grabación puede realizarse automáticamente mediante OCR o más habitualmente mediante un proceso de mecanizado manual en un teclado.

Tanto el OCR como la operadora de grabación "pueden haber cometido errores al transcribir los datos en la fase de grabación", por lo que "es lógico insertar un control de calidad de los datos grabados" al que denominan "verificación" y que consiste en la repetición del proceso de grabación por una operadora distinta, con el fin de evitar posibles "vicios personales".

Si los datos introducidos no concuerdan exactamente con lo grabados por la anterior operadora, el software DEOScan alerta para comprobar la posible existencia de errores.

Tras la digitalización del papel, se procede a la manipulación del documento grapándolo e introduciéndolo en cajas de archivo, así como registrando electrónicamente la ubicación de los documentos dentro de las cajas para la posterior localización de originales en el archivo, y después se devuelve al cliente.

La plataforma se presenta como "una herramienta perfecta para la responsabilidad social corporativa, ya que permite la deslocalización de cada una de las fases de la digitalización manteniendo siempre la confidencialidad e integridad de la información tratada".

Además, una de las principales ventajas es que posibilita la inserción del teletrabajo, así como que está diseñado tanto para pequeños volúmenes como para grandes, permite incorporar nuevos tipos documentales y es independiente frente a terceros.

En la presentación de DEOScan, Multitec ha expuesto también el importante esfuerzo que la firma aragonesa ha realizado en el campo de Investigación, Desarrollo e Innovación (I+D+i), así como la colaboración que han mantenido con el Instituto Tecnológico de Aragón (ITA) para la consecución de este proyecto. De hecho, DEOScan ha sido posible gracias a la colaboración de esta entidad y los 30 años de experiencia de Multitec.

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