La concejal de Hacienda y Administración Pública, Mar San Martín, junto con la concejal de Comercio, Cultura y Turismo, Pilar Montes, han presentado este martes el nuevo sistema de 'Cita Previa', puesto en marcha por el Ayuntamiento de Logroño, con el fin de "acercar la gestión municipal al ciudadano".

En concreto, el servicio de cita previa se va a poner en marcha en las unidades de Estadística -desde hoy- y Archivo Municipal -a partir del día 17 de noviembre- y tiene como objetivo "optimizar estas unidades" y conseguir "reducir y rebajar los tiempos de espera".

De este modo, la concejal de Hacienda y Administración Pública, Mar San Martín, ha dado a conocer los detalles de esta cita previa que pretende "dar un paso más en la modernización de la Administración local" para "ofrecer mejores y más completos servicios". Los dos tipos de citas comparten objetivos, "si bien de cara al ciudadano pueden ser diferentes los objetivos alcanzados".

En concreto, Estadística se caracteriza por un gran número de usuarios "con un tiempo corto de respuesta de peticiones" mientras que Archivo "tiene un numero pequeño de atenciones con mucho más tiempo de atención".

En el caso de Estadística se ofertarán citas en dos franjas horarias, primera y ultima hora de la mañana, (de 09,00 a 10,00 horas y de 13,00 a 14,00 horas) que posibilitará a un ciudadano acudir a la cita y acceder al servicio sin demoras.

Para ello el sistema de turnos que actualmente está instalado en Estadística tendrá un turno de cita previa que se abrirá en los rangos ofertados y que avisará al personal de Estadística de la llegada de ciudadanos con cita previa, estos serán llamados por el sistema de turnos y tras mostrar la cita previa serán atendidos.

Este servicio será complementario al que ya está en funcionamiento de atención presencial.

En el caso de Archivo, que no dispone de sistema de turnos, los ciudadanos accederán directamente a Archivo donde ya estará esperando la documentación que ha sido demandada.

PROCEDIMIENTO

Las concejales han dado a conocer los detalles del procedimiento para acceder a la cita previa. Así, las personas interesadas en solicitar una cita previa en cualquiera de estas unidades deberán acceder a la página web del Ayuntamiento de Logroño, a la sede electrónica o a la página del Archivo Municipal o de Estadística a través de la página web logroño.es.

Tras acceder a la web, se deberán rellenar una serie de campos (nombre, apellidos, nif, mail) y se elegirá día y hora "aclarando los conceptos de la consulta" (en el caso de Estadística no es obligatorio, pero en el de Archivo es recomendable para que este nuevo servicio sea exitoso).

"Para conseguir optimizar el tiempo de los ciudadanos y los funcionarios municipales es necesario que las citas sean realizadas por el ciudadano y que sean preparadas anticipadamente por los funcionarios municipales, para ello es fundamental asegurar que ambas partes sean conscientes de la existencia de las citas, y por ello se ha realizado un servicio de recuerdo de cita", ha informado Pilar Montes. Tras realizar las solicitudes, se enviará un recordatorio de la misma al correo electrónico facilitado.

Desde el correo electrónico facilitado en el momento de la solicitud, podrán anularse las citas o, en el caso de Estadística, saber la documentación necesaria para cada procedimiento a realizar. Estadística, un mayor número de atenciones.

Tal y como han informado las concejales, al solicitar la cita, los ciudadanos recibirán un correo electrónico confirmando la misma y en el que se les facilita un enlace a la documentación, impresos, etc que van a necesitar en su gestión.

"Esto posibilita preparar la documentación a aportar de antemano y reducir al mínimo el tiempo requerido para cada atención. Proporciona así ventajas al ciudadano y también a la administración, que así optimiza el tiempo, de manera que podrá realizar un número mayor de atenciones al dedicarles menos tiempo a cada una de ellas", ha añadido la concejal de Hacienda y Administración Pública.

Los ciudadanos atendidos presencialmente en la Unidad de Estadística del Ayuntamiento de Logroño durante 2013 fueron 28.232, el 88 por ciento (25.045) fueron atendidos en relación al padrón municipal de habitantes: altas, bajas, cambios de domicilio, renovación de extranjeros...

Acortar tiempos de espera

Con el fin de optimizar y agilizar el servicio de consultas en el Archivo Municipal, el Ayuntamiento de Logroño ha puesto en marcha también en esta unidad, el servicio de cita previa.

Un servicio que pretende "acortar los tiempos de espera del ciudadano y de los gestores municipales, al acordar previamente la hora de citación y saber de antemano los detalles de cada consulta, lo que permitirá al gestor agrupar las funciones de recopilación de información y centrarse en la atención al ciudadano cuando este se persone".

"Además de ganar en tiempo y mejorar el servicio, las consultas de los usuarios serán absolutamente confidenciales, es decir, que un expediente no sea consultado a la vez o incluso que los documentos que se faciliten contengan sólo lo que el usuario quiera consultar y no otros datos. Además, las consultas no serán interrumpidas por otro usuario que acceda al archivo y se evitará que los archiveros saquen cuatro o cinco expedientes cuando sólo es uno necesario", ha explicado Pilar Montes.

La concejal también ha destacado que "cada consulta será una cita".

Las excepciones serán las siguientes: las personas mayores que no puedan acceder a las citas a través de Internet podrán llamar al 010 y concertar la entrevista; los investigadores sólo tendrán que pedir una cita (para evitar que los que estén largo tiempo consultando en el Archivo cada día soliciten una) o para consultas de urgencia. "Cuantos más datos se aporten en la solicitud, más rápidas y eficaces serán las consultas", ha añadido Pilar Montes.

Las citas serán de unos 20 minutos en principio y puedes solicitarse desde hoy mismo.

Con este nuevo sistema, ha explicado, "será mucho más fácil organizar al personal del Archivo, que ahora se encuentra inmerso en el proceso de traslado al nuevo edificio de la Universidad de La Rioja donde se ubicarán el 30% de los documentos que se albergan a día de hoy en las instalaciones del Ayuntamiento de Logroño".

Además, podrán programarse los traslados de expedientes del nuevo archivo al actual (donde está la sala de consulta) cuando algún usuario lo requiera", ha detallado Montes. La ampliación del Archivo Municipal se llevará a cabo en el antiguo colegio universitario, en la calle Obispo Bustamante nº3.

En 2013, desde el Archivo Municipal se movieron 5.884 documentos, de 1.041 usuarios distintos que aacedieron al Archivo 2.595 veces y las consultas más demandadas actualmente corresponden a los documentos correspondientes a Inspecciones Técnicas de Edificios (ITEs) y a los Certificados de Eficiencia Energética.