La convocatoria tiene por objeto regular la concesión de subvenciones dirigidas a las entidades locales de Navarra. De acuerdo con ese objetivo general, la convocatoria se concreta en dos aspectos: la elaboración de proyectos para dotarse de un sistema de archivo propio, y la ejecución de programas que, insertos en un proyecto de sistema de archivo de una entidad local, contribuyan a la implantación y/o consolidación de un sistema de archivo propio.

Con carácter general, la antigüedad de los documentos objeto de la digitalización será superior a 40 años, si bien podrán subvencionarse programas concretos de digitalización sobre documentos de antigüedad menor siempre y cuando hayan sido evaluados y formen parte de series de conservación permanente, ha informado el Gobierno de Navarra.

Los programas contemplarán la creación de un archivo digital de conservación permanente, con las correspondientes copias digitales de seguridad, que se sujetarán a las prescripciones técnicas publicadas en la página web del Servicio de Archivos y Patrimonio Documental.

No podrán acogerse a esta convocatoria las solicitudes para la elaboración de proyectos de sistema de archivo que no tomen como referencia las instrucciones contempladas con carácter general en la Orden Foral 50/2016. Serán excluidos aquellos programas que no se integren o no contemplen el compromiso de su integración en un proyecto de sistema de archivo de la entidad local, de manera que se asegure el mantenimiento de las condiciones mínimas de organización, control, conservación y acceso, en el presente y en el futuro, a los fondos documentales.

La cuantía de la subvención a conceder será la necesaria para financiar el 40% de los gastos del proyecto o programa que se presente (IVA incluido). La ayuda máxima a conceder por beneficiario será de 5.000 euros. En aquellos casos en los que las solicitudes correspondan a proyectos de aplicación sobre el patrimonio documental en riesgo, podrá aumentarse la cuantía de la subvención hasta el 60%, siempre que se justifique adecuadamente y no supere la ayuda máxima establecida.

La concesión de las subvenciones se realizará en régimen de concurrencia competitiva. Sobre la valoración total, la calidad de la propuesta supondrá como máximo 40 puntos; el criterio de población supondrá como máximo 25 puntos, mientras que la colaboración entre entidades locales se valorará con un máximo de 20 puntos, y a la calificación de riesgo se le darán como máximo 15 puntos.