El Ayuntamiento de Málaga va dando nuevos pasos para cumplir el objetivo de ser una administración sin papeles. Para ello, está implantado distintas herramientas: una de ellas es el portafirmas electrónico, que permite a concejales, directivos y demás personal municipal, estén donde estén y desde el propio teléfono móvil, suscribir con su firma electrónica cualquier documento y remitirlo, a través de correo electrónico, a la red interna.

Para que esto sea posible es necesario implantar a su vez el Certificado de Empleado Público (CEP), que es el dispositivo que la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre facilita como sistema de firma electrónica para todo el personal municipal, asegurando su seguridad jurídica, autenticidad y seguimiento. En todo ello trabajan de manera conjunta las áreas municipales de Personal, Organización y Calidad y de Nuevas Tecnologías.

En la actualidad, un centenar de personas, entre miembros de la Corporación municipal y altos cargos, disponen ya de un buzón único con todos los documentos pendientes de ser suscritos, que pueden firmar de forma electrónica con un simple clic, tras lo cual, son remitidos automáticamente al siguiente firmante.

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Estas herramientas se están instalando también en el ordenador de una serie de puestos de trabajo, como responsables de unidades económico-administrativas, de calidad y de servicios de secretaría de las distintas concejalías, entre otros, que participan en la transmisión de documentos internos. Para su correcta utilización, el pasado mes de diciembre se inició un curso de manejo para 120 personas y próximamente comenzará otra edición para 80 asistentes, según ha informado a Europa Press la concejala de Personal, Organización y Calidad, María del Mar Martín.

Este sistema no sólo ahorra papel, sino que reduce tareas —registros de salida y entrada, fotocopias de documentos, repetición de escritos, traslado de unas dependencias a otras, etcétera— y acorta sensiblemente los plazos y tiempos de actuación, sobre todo cuando un escrito necesita más de una firma.

Inicialmente, el sistema de firma y remisión de documentos se aplica a trámites internos como las actuaciones relativas a la gestión de personal —relacionadas con formación, permisos, bajas, etcétera—, circulares de dirección, documentos e informes entre diversos departamentos y coordinación de actuaciones conjuntas, entre otros.

De igual modo, también permitirá reforzar con la huella de firma digital algunos pasos de otros formatos de gestión electrónica ya en vigor, como el Gecor —el sistema interno de aviso de incidencias— o las quejas y sugerencias.

Por otro lado, hasta que se desarrollen otros dispositivos de tramitación electrónica externa, podrá aplicarse en un gran número de las relaciones bilaterales de transmisión de información y/o documentación de los diversos departamentos municipales con colectivos vecinales, agrupaciones y asociaciones e, incluso, en algunos trámites individuales.

Simplificación de la gestión

La concejala de Personal, Organización y Calidad ha resaltado que "hoy en día uno de los objetivos de la administración pública es la simplificación de los procesos de gestión e interrelación con los ciudadanos para prestarles el mejor servicio posible".

En ello también juega un papel destacado la eliminación progresiva de la utilización de papel en los diferentes procedimientos, tanto internos como externos, lo que permite "agilizar los trámites, además de mejorar el medio ambiente", ha afirmado la edil del PP.

En el Ayuntamiento de Málaga se trabaja y se avanza en este sentido desde hace años, según Martín Rojo, a través del Plan de Calidad y Modernización, con los beneficios que conlleva para la gestión administrativa y sobre todo para la reducción de cargas a la ciudadanía y a las empresas.

Desde el Área de Personal, Organización y Calidad y desde el Centro Municipal de Informática (CEMI) se viene trabajando en esta línea, concretamente a través del Plan de Simplificación Administrativa (Plan Simad), en el que también colabora la Secretaría General.