Por qué las empresas y autónomos tienen que adelantarse a la obligatoriedad de la factura electrónica

Alberto Redondo

• Director de Mass Market en SERES
  

Cada vez falta menos para que la entrada en vigor de la Ley Crea y Crece haga obligatorio el uso de la factura electrónica en todas las operaciones entre empresas y también autónomos. Un hito en la historia de la transformación digital de las operaciones business to business que, pese a todo, supondrá también un esfuerzo para todas aquellas empresas que no cuenten todavía con sistemas digitales y automatizados para sus procesos de facturación, compras o aprovisionamiento. A fin de cuentas, se estima que la obligatoriedad de la factura electrónica en todas relaciones comerciales entre empresas afectará, como mínimo, a más 3,2 millones de empresas en España.

La factura digital, en contraste con su homóloga en papel, ofrece una serie de ventajas que van más allá de la mera comodidad. La automatización de procesos, la reducción de costes administrativos y el aumento de la trazabilidad son solo algunas de las mejoras que puede brindar a las empresas. Además, la factura digital facilita la integración con sistemas de gestión empresarial y la implementación de medidas de seguridad avanzadas, lo que contribuye a fortalecer la posición competitiva de la empresa en el mercado.

Actualmente, la transformación digital del tejido empresarial se ha convertido en un aspecto clave para la fortaleza de las compañías. En este nuevo escenario, al que ahora se suma también una necesidad de cumplimiento normativo, la factura electrónica se presenta como un actor destacado para lograr una transformación digital exitosa de los departamentos de cuentas a cobrar y pagar.

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Aunque la Ley Crea y Crece establece márgenes de tiempo considerables para acometer esta transformación en las empresas, desde SERES siempre recomendamos que digitalizar estos procesos puede suponer un proceso complejo y que requiera tiempo, por lo que es fundamental anticiparse y actuar con margen suficiente para no incumplir los plazos que establece la normativa. También hay que tener en cuenta que, según se vayan cumpliendo los plazos que establece la ley, aumenta el riesgo de que se produzca una sobrecarga de peticiones para las plataformas tecnológicas de intercambio de factura electrónica que haga difícil su cumplimiento en tiempo y forma. Todo un reto para las empresas y también para el sector tecnológico.

Es importante saber que el proceso de adopción de la factura electrónica no consiste simplemente en adaptarse a una nueva tecnología, ni de cumplir solo con los requisitos mínimos de una obligación legal. Se trata de abordar un proyecto complejo que engloba varios aspectos claves en el funcionamiento interno de una compañía y en la relación con sus proveedores y clientes, y que culmina con el proceso de pago y cobro final de una factura emitida.

Por todo ello, y pese a que muchas empresas ya cuenten con esta solución tecnológica desde hace años, cabe recordar que la puesta en marcha de un proyecto integral de facturación electrónica no es tan fácil como puede parecer a simple vista. En realidad, la emisión y recepción de facturas en formato electrónico estructurado supone el origen de un proceso de digitalización total, ya que tras la emisión o recepción de las primeras facturas normalmente surgen nuevos cambios, exigencias o requerimientos en función de las necesidades y los objetivos de los diferentes interlocutores.

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Tanto clientes como proveedores deben ser conscientes desde los comienzos de las peculiaridades, requisitos y necesidades específicas de sus relaciones comerciales, ya sea al principio o durante la puesta en marcha del proceso de facturación electrónica. Por esta razón, lo más aconsejable es que las empresas apuesten por soluciones lo suficientemente flexibles como para adaptarse de forma óptima a nuevos cambios y necesidades, ya sean de índole empresarial o legal.

Conociendo estas complejidades, así como los plazos que se requieren, es importante insistir a todas las empresas que quieran cumplir en tiempo y forma con los requisitos de la Ley Crea y Crece a no postergar este proceso, y que asuman la adopción de la factura electrónica como una cuestión prioritaria. Si así lo hacen, lograrán transformar tanto sus procedimientos de gestión interna como su relación con clientes y proveedores, especialmente en el caso de las pequeñas empresas y autónomos.

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