Microsoft Excel se ha convertido en el software más popular para realizar operaciones complejas desde que se lanzó en 1985. Este servicio que está disponible en Microsoft 360 junto a otros programas como Word o PowerPoint puede resultar muy útil, sobre todo en aquellas tareas que requieren muchas operaciones matemáticas o trabajar con muchos datos.
Según la empresa Microsoft, más de mil millones de personas emplean Office en el mundo. Muchas compañías utilizan las hojas de cálculo de Excel para organizar temas de contabilidad, pero también para otros departamentos.
Sin embargo, manejar este programa con soltura puede resultar complicado para algunos. Por ello, hoy enseñaremos las operaciones básicas de Excel que todos deberían conocer.
Antes de comenzar...
Las fórmulas matemáticas que realiza Excel son importantes, pero antes hay que conocer un poco cómo funciona el software. La unidad básica de trabajo en una hoja de cálculo en este programa es la celda.
Cada una es un pequeño rectángulo que tiene un número que corresponde a su eje vertical y una letra para su eje horizontal. Ese número y esa letra servirán como base en las operaciones matemáticas, es decir, son su manera de nominarlas en Excel.
El programa Excel reconoce las fórmulas matemáticas si se lo indicamos mediante el signo igual (‘=’) antes de colocar cualquier operación. Si no colocamos este signo, el software lo considerará una información numérica o textual.
La suma
Detrás del igual, debemos abrir paréntesis e indicar al programa los números de qué celdas queremos sumar. Un ejemplo sería: = (A7+C4+C20). Si cambiamos los números de las celdas seleccionadas en la operación, el resultado también variará.
Otra opción para sumar es indicar directamente los números manualmente. Por ejemplo: = (7+5+30). En este caso, si modificamos el número en otras celdas, el resultado de la variación no cambiará.
Si queremos sumar toda una fila o una columna, no hace falta que coloquemos el nombre de cada celda por separado. Bastaría con indicarlo de este modo: = SUMA (CELDA 1:CELDA 2). ‘Celda 1’ se referirá al comienzo de la columna y ‘celda 2’ al final. Así, todos los valores que se encuentren entre el principio y el final, se suman.
La resta
En el caso de la resta, se recurre a los mismos métodos anteriormente mencionados con la suma. La única diferencia es que, en vez de emplear el signo de sumar (‘+’), se utiliza el de restar (‘-’). Ejemplo: = (C20-D4).
La división y la media aritmética
Para dividir, se usa el signo ‘/’ entre la selección de celdas o valores que queremos calcular. Esta fórmula es fundamental para calcular las medias aritméticas.
Para realizar una media aritmética, se utiliza tanto la suma como la división:
- El primer paso es emplear la primera columna para determinar los números que tomaremos como base.
- En segundo lugar, se calcula el total: = SUMA(CELDA 1: CELDA X).
- Para determinar entre cuántos elementos debemos dividir el total, se puede emplear la función de contar: = CONTAR (CELDA 1:CELDA X).
- De este modo, ya solo queda dividir el resultado de la suma de las celdas con el de la operación de contar: =CELDA SUMA / CELDA CONTAR.
El resultado de estas operaciones será la media aritmética de todos los valores indicados. Si actualizamos cualquiera de los datos o eliminamos alguno, la fórmula se modificará automáticamente.
La multiplicación
El signo que se emplea para multiplicar es el asterisco (‘*’). Esta operación es útil para cuando necesitamos calcular un tanto por cien. Se puede realizar de la siguiente manera:
- En primer lugar, se indica el número del que queremos hallar un tanto por ciento en la primera celda.
- Seguidamente, se coloca el tanto por ciento en la siguiente celda. Por ejemplo, 9%.
- Por defecto, Excel reconoce por sí mismo que cuando ponemos 9%, queremos decir 0’09. De este modo, solamente quedará indicar en la fórmula que multiplique directamente el primer valor por el segundo: =A1*A2. El A1 será el valor de partida, y el A2 el tanto por ciento.
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