Excel es la aplicación más popular para crear y abrir hojas de calculo en formato XLS. Dentro del paquete de Microsoft Office, el programa permite hacer de todo, desde organizar los gastos, hasta crear facturas, calendarios, gráficos o fichas.
En este artículo mostraremos diversas funciones y trucos que te facilitarán hacer tus hojas en Excel para tener más organizada tu vida y tu trabajo.
1) Seleccionar todo
Este es el truco más sencillo, pero puede ser verdaderamente útil sino se conoce. En Excel se puede seleccionar una columna o fila al completo haciendo clic en la letra, pero también puedes seleccionar todas las columnas y filas pulsando el icono de la esquina. En el caso de preferir los atajos del teclado, se puede usar Control + E o Control + A, según si esta el Excel en Español o Inglés.
2) Resaltar duplicados
A veces es muy útil localizar y detectar los datos duplicados en un hoja de Excel. Existen varios modos en los que se puede hacer esto, sin embargo, la forma más sencilla es usando el resaltado de celdas por condiciones, que colorea las cifras que están repetidas.
- Selecciona las filas o columnas que quieres analizar.
- Cambia a la pestaña "Inicio", en la cinta de Office.
- Haz clic en "Formato condicional".
- Dentro del submenú "Reglas para resaltar celdas", elige "Valores duplicados".
- Pulsa "Aceptar".
- Los valores duplicados aparecerán en otro color.
3) Pasar de PDF a Excel
Normalmente, los archivos de Exel son XLS o XLSX, sin embargo, puede haber ocasiones en las que se necesite pasar una tabla incluida en un PDF a Excel para poder manipularla. Por suerte, el programa cuenta con una función para obtener datos desde archivos.
- Crea una nueva hoja en blanco en Excel.
- Haz clic en la pestaña "Datos".
- Haz clic en "Obtener datos".
- Elige "Desde un archivo".
- Si aparece la opción, elige "Desde un PDF". Si no, "Desde el texto/CSV".
- Elige el documento PDF entre tus archivos.
- Haz doble clic sobre el nombre del archivo.
- Pulsa en el campo llamado "Table".
- Si la previsualización que se muestra es correcta, haz doble clic en "Table".
- Pulsa "Cerrar y cargar".
4) Fijar una columna o fila
Esta función es muy útil cuando se tiene una tabla de Excel con muchos datos, ya que permite fijar las cabeceras para que se queden fijas y no perderlas.
- Selecciona la columna o fila que quieres fijar.
- Haz clic en la pestaña "Vista".
- Haz clic en "Inmovilizar".
- Elige la opción correspondiente. "Inmovilizar paneles" fijará todas las filas y columnas seleccionadas; "Inmovilizar fila superior" dejará la fila superior siempre visible; e "Inmovilizar primera columna" mantendrá la primera columna aunque te desplaces a la derecha.
5) Combinar y dividir celdas
Este recurso es muy útil para tener más flexibilidad sobre el diseño final del documento, ya que permite maquetar la hoja de cálculo como se quiera.
- Para combinar celdas, selecciona las celdas que quieres unir.
- En la pestaña "Inicio", haz clic en "Combinar celdas", dentro de "Alineación".
- Para dividir celdas combinadas, selecciona la celda combinada y pulsa el mismo botón.
6) Bloquear celdas
En el caso de compartir una hoja de cálculo y no querer que el destinatario edite una celda, se debe usar la función de bloquear celdas. De este modo, solo el dueño de ese archivo podrá editar la hoja.
- Selecciona todas las celdas de la hoja.
- Haz clic en el botón con una flecha en "Fuente", en la pestaña "Inicio".
- Haz clic en la pestaña "Proteger".
- Desmarca "Bloqueada" y pulsa "Aceptar".
- Selecciona las filas que quieres proteger.
- Haz clic de nuevo en el botón de la flecha en "Fuente".
- En la pestaña "Proteger", marca "Bloqueada".
- Toca en la pestaña "Revisar" en la cinta de Excel.
- Haz clic en "Proteger" y "Proteger Hoja".
- Escribe la contraseña que quieres usar y pulsa "Aceptar".
7) Ordenar las celdas alfabéticamente o numéricamente
La función ordenar alfabéticamente es muy útil para mantener la tabla organizada, ya que facilita la interpretación y la búsqueda de los datos.
- Selecciona las celdas que quieres ordenar.
- Toca en la pestaña "Inicio" en la cinta de Excel.
- En "Edición", toca en "Ordenar y filtrar" y elige "Ordenar de A a Z" u "Ordenar de Z a A", según corresponda.
- Si quieres mantener la relación con las celdas adjuntas, selecciona "Ampliar la selección" cuando te pregunte Excel.
8) Poner un borde diagonal en una celda
Excel mantiene las opciones para configurar los bordes de las celdas en la pestaña de "Inicio", sin embargo, existen opciones más avanzadas como es es el caso de poder colocar un borde diagonal en una celda.
- Selecciona la celda.
- En la pestaña "Inicio", haz clic en la flecha en el botón de "Bordes".
- Elige "Más bordes".
- En la previsualización, haz clic en mitad de la celda.
9) Cambiar filas por columnas
Está opción es muy útil en el caso de querer cambiar la tabla, ya que los datos de la fila se convertirán en columna y viceversa.
- Seleccionar todas las filas y columnas.
- Cópialas al portapapeles con Control + C.
- En una celda vacía, haz clic derecho y elige "Pegado especial".
- En el menú que se muestra, elige "Transponer".
10) Añadir una lista desplegable
Esta función permite que los valores posibles para un campo estén en una lista cerrada, así se evita introducir cualquier tipo de dato que pueda provocar un error.
- Selecciona una celda.
- Haz clic en la pestaña "Datos".
- Haz clic en "Validación de datos".
- Elige "Lista".
- Escribe los elementos de la lista separados por una coma, sin espacios.
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