Según informó en rueda de prensa el director del archivo, Juan J. Primo, éste se divide en dos fondos documentales: el Fondo Viana y El Fondo Torres Cabrera. Este último fue adquirido por CajaSur en diciembre de 2004 y se encuentra en proceso de catalogación.

El director recordó que el Fondo Viana quedó al margen de la compra del Palacio de Viana que hizo CajaSur en 1980 y fue declarado Tesoro Documental y Biblográfico de la Nación ese mismo año. Posteriormente, fue adquirido por la caja de ahorros a su propietario, el duque de Peñaranda, en febrero del año 2000.

Sus alrededor de 305.000 documentos están contenidos en 714 legajos y 131 cajas de zinc que se distribuyen a lo largo de 191,26 metros lineales, con un estado de conservación general bueno. Sus umbrales cronológicos se sitúan en 1.119 y 1.980 y reúne documentación inédita de 20 títulos nobiliarios y 40 señoríos jurisdiccionales, con referencias a 25 provincias españolas, más Italia, América y norte de África.

La labor de clasificación y catalogación previa a su apertura al público tuvo como fin racionalizar su ordenación y facilitar la búsqueda de la documentación deseada. Fue realizada entre los años 2000 y 2004 por personal de la Obra Social y Cultural de CajaSur, dirigido por Juan José Primo Jurado. Esta labor ha supuesto un total de 10.983 fichas de catalogación correspondientes a otros tantos registros en base de datos, divididas en 17 secciones y cuatro secciones facticias.

En el año 2004, se inició la digitalización de todo el fondo, que ha supuesto más del millón de imágenes. Completadas la catalogación y la digitalización, se desarrolló un programa de gestión documental informatizada que vincula los registros de las bases de datos con las imágenes y permite al investigador realizar una fácil y amena búsqueda de la documentación y la información.

Además, se ha creado la página web www.archivohistoricoviana.es, que permite un completo y fácil conocimiento de la historia y composición del fondo documental y de sus posibilidades de investigación.