Terminar la jornada laboral y comprobar que varias tareas quedan pendientes, resulta frustrante. Si sucede a menudo, es evidente que existe un problema y el rendimiento y la productividad están en peligro.

Pasar horas y horas frente a la pantalla de ordenador es un desafío para la concentración, capacidad de organización y la disciplina laboral. Si a ello le añadimos el largo año de pandemia que llevamos y la rapidísima transición al teletrabajo que hemos asumido, vemos que aún hay mucho por hacer y aprender en este ámbito laboral.

En los hábitos también está parte del éxito. Si cada día se siguen unas prácticas de trabajo para evitar la dispersión y la falta de foco, mejorará exponencialmente el rendimiento laboral. Estos son los diez hábitos de oficina que aumentan la productividad y el rendimiento, según los expertos de EffiWork, empresa de gestión de RRHH.

1. Organizar la jornada

Invertir diez minutos para ordenar la jornada es muy eficaz y compensa. Si no planificamos las tareas del día, caeremos en el caos. Lo ideal es ir tema por tema y avanzar cuando se ha cerrado el anterior. Contar con una herramienta de planificación de funciones facilita la organización y desarrollo del trabajo distribuyendo cada tarea y controlando que no nos desviamos del objetivo.

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2. Revisar objetivos

Repasar a diario las metas establecidas ayuda a confirmar si la planificación diseñada está alineada con esos objetivos. En caso afirmativo seguiremos adelante. Si no es así, estaremos cada día a tiempo de corregir el rumbo y trazar nuevas rutas, lo que se traduce en eficacia. Este hábito mantenido en el tiempo permite conservar el foco centrado en lo que interesa.

3. Establecer prioridades... y seguirlas a rajatabla

Entre lo importante y lo urgente, es necesario no dejarse atrapar por la vorágine del día a día. Hay que programar un tiempo de trabajo en tareas importantes pero no urgentes. Si continuamente estamos apagando fuegos, nunca terminaremos nuestra labor. Así mismo, es vital identificar los ladrones de tiempo o aplicaciones improductivas, descartarlas y priorizar el uso de aquéllas que fomentan la productividad y favorecen la consecución de objetivos.

4. Decir no

Si logramos decir no a lo que quita tiempo y no aporta nada, estaremos avanzando hacia nuestras metas. Utilizar el no con asertividad refuerza la autoestima y libera de cargas inútiles. La clave es ser capaces de identificar si lo que nos están pidiendo nos resta o nos beneficia, y darnos cuenta de que cuando decimos sí a todo estamos diciendo no a nuestro trabajo.

5. Multitarea, sólo a veces

Según EffiWork, simultanear funciones ha estado sobrevalorado. Mantener el foco en varias prioridades al mismo tiempo es difícil y afecta a los resultados y al rendimiento, aumenta la frustración y la insatisfacción. Cuando hay varias prioridades en juego, lo más común es que la más importante sea sacrificada.

6. Delimitar plazos concretos

Asignar un tiempo determinado a cada tarea agilizará las jornadas laborales. Teniendo claro el orden y el tiempo, evitamos procrastinar y olvidarnos incluso de tareas por no tener fechas de finalización. Ciertos sistemas avanzados de gestión de la actividad facilitan esta función y cuentan con alertas que recuerdan los plazos de realización de los proyectos y avisan si se está retrasando el objetivo.

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7. Planificar pausas

Son necesarias para descansar, mantener la concentración y volver al trabajo con ganas y nuevas ideas. Cada tres o cuatro horas son suficientes quince minutos. No confundir pausas las interrupciones como llamadas, alertas de mensajes, emails, conversaciones, etc., que secuestran nuestra atención por un tiempo.

8. Lo más ligero sale antes

Seguir esta norma alivia la carga de trabajo y produce un efecto psicológico positivo, ya que al ver que se resuelven tareas pendientes, la motivación aumenta. Tras haber organizado la jornada, se estima el esfuerzo y dedicación que requiere cada cometido. Lo que mejor funciona es despachar en primer lugar las que exigen menos energía y menos tiempo. Dos o tres tareas concluidas mejoran la perspectiva y el ánimo para continuar el resto del día.

9. Mail bajo control

El correo electrónico es uno de los mayores enemigos del rendimiento y la productividad. Lo mejor es cerrarlo y consultarlo dos o tres veces durante la jornada. Cuatro consejos para gestionar el mail: desactivar las alertas de entrada, eliminar suscripciones que no interesen, configurarlo para no perder los correos importantes y desviar directamente los irrelevantes. Por último, aplicar el principio de "sólo una vez", es decir, al abrir los correos, decidir rápidamente qué hacer con cada uno sin posponerlo.

10. Descanso y técnicas de concentración

Rendimiento y productividad dependen también de un buen descanso y de la capacidad de concentración, según los expertos de EffiWork. Establecer rutinas y métodos de trabajo eficaces contribuye a que no se alarguen las jornadas laborales al tiempo que promueve la desconexión digital. Imprescindible también dormir las 7 u 8 horas diarias que es lo aconsejable. Respecto a la concentración, hay numerosas técnicas para potenciarla. Meditar es una de ellas.