¿Demasiadas reuniones en el trabajo? Algunas claves para que sean realmente productivas

  • Pueden convertirse en uno de esos "vicios" que reducen la productividad.
  • España, uno de los países de Europa con más reuniones virtuales desde la pandemia.
Foto de archivo. Videoconferencia sobre residencias
Cuatro personas celebran una videoconferencia.
GOBIERNO DE CANTABRIA

Las reuniones de trabajo, en teoría tan necesarias, pueden convertirse en uno de esos "vicios" que nos hacen menos productivos en el trabajo y en el teletrabajo. Es una queja común entre los empleados: se tienen demasiadas reuniones poco productivas.

Ocurre con las reales y ahora también con las virtuales, las que han llegado con la pandemia de Covid. En 2020, las plataformas de servicios de videoconferencias batieron el récord de los 2,7 mil millones de minutos en reuniones virtuales en todo el mundo, según datos de Zoom. España es uno de los países de Europa que más reuniones de este tipo mantiene.

"Si la reunión está bien planificada, con 40 minutos es suficiente para abordar los asuntos importantes"

No solo afectan a la productividad de los empleados, sino que también reducen su motivación e incrementan el estrés. Una reunión o una teleconferencia supone una inversión de tiempo y esfuerzo para varias personas. A eso hay que añadir lo que tardarán después en volver a concentrarse en su tarea.

Las encuestas dicen que casi la mitad de los trabajadores se siente agobiado por el número de reuniones que debe atender y un porcentaje similar afirma que no son realmente productivas. Según Cecilia Mansilla, de la plataforma de formación online Udemy, "si la reunión está bien planificada, está demostrado que 40 minutos es tiempo suficiente para abordar los asuntos importantes".

¿Qué factores debemos tener en cuenta para mantener una reunión productiva y eficiente? Udemy sugiere cinco claves fundamentales para conseguirlo:

Definir el objetivo

¿Para qué nos reunimos? ¿Cuál es el resultado esperado del encuentro? Si no tenemos claro qué es lo que buscamos con la reunión, es muy probable que perdamos el tiempo en lugar de invertirlo. Definir el objetivo es el primer paso para confirmar si realmente necesitamos una reunión para lograr nuestra meta.

Elegir a los participantes adecuados

¿Quiénes son los participantes necesarios y quiénes son los opcionales? Muchas veces nos hemos encontrado en medio de reuniones para las cuales nuestra asistencia solo era requerida en diez precisos minutos. Para evitar este tipo de errores, habrá que identificar a quiénes necesitamos realmente para lograr el objetivo definido.

Preparar una agenda

Planificar los temas a tratar, ordenarlos por importancia y asignar a cada uno la duración será clave para garantizar el éxito. Una vez tengamos la agenda lista, deberemos compartirla en la misma invitación. Así las personas no sólo sabrán sobre qué tratará, sino que conocerán también para qué se les requiere y podrán anticiparse y preparar sus propios puntos a compartir.

Gestionar el tiempo

Designar un moderador o una persona que lidere la reunión es primordial para asegurar que se cumple cada punto de la agenda. Alguien que se asegure de que se trata cada tema y que respetemos el tiempo definido para cada uno. Sólo así, podremos realmente cumplir el objetivo establecido.

Documentar y crear un plan de seguimiento

Después de la reunión será necesario documentar lo sucedido: quiénes pudieron asistir y quiénes no, acuerdos establecidos, debates y plan de acción. Luego deberemos compartirlo con todos los invitados y, si requiere un seguimiento, también enviaremos la invitación para el próximo encuentro.

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