Cuida tus videollamadas de trabajo desde casa con este manual de etiqueta

  • Además de los aspectos técnicos, hay que cuidar la vestimenta y el espacio de trabajo.
  • Lo más recomendable es tener dos videoconferencias al día y no saturar la agenda.
Dos personas se comunican a través del servicio de videoconferencia Skype.
Dos personas mantienen una videollamada de trabajo.
Cordon Press

Las empresas se han visto obligadas a extender el teletrabajo debido a la pandemia del coronavirus. La experiencia ha sido buena y la gran mayoría de empresas pretende mantenerlo una vez superada la crisis.

Según los expertos, la situación actual sentará un precedente en el entorno laboral. Desde ahora el trabajo desde casa se va a convertir en el método habitual para muchos empleados. Por eso conviene ampliar conocimientos digitales (ofrece más posibilidades de desarrollo dentro de la empresa o en la búsqueda de empleo).

Pero más allá de ese aprendizaje, con más o menos conocimientos, parte del teletrabajo que ha llegado para quedarse es reunirse a través de videollamadas. Es sencillo, pero en un contexto laboral hay que cuidar los detalles. Los expertos de Udemy, plataforma global de formación en línea, nos sugieren una serie de buenas prácticas para que en nuestras videoconferencias todo esté bajo control:

Vestimenta

El hecho de trabajar en casa no significa que debamos estar en pijama. Buscaremos un atuendo cómodo pero casual y nos vestiremos toda la semana como si fueras a la oficina. Dependiendo del tipo de empresa para la que trabajemos, adaptaremos nuestro estilo. No es lo mismo un abogado que un programador.

Espacio de trabajo

Si tenemos la opción de delimitar una zona de trabajo en casa, lo haremos. Buscamos un espacio cómodo y natural que nos funcione. Si vamos a realizar una videoconferencia no tenemos que sentirnos obligados a tener una pared blanca de fondo. No hay problema en tener las fotos o cuadros que tenganos en casa. Sin embargo, es importante tener sentido común y evitar mostrar cualquier cosa que pueda herir susceptibilidades.

A ser posible, elige un espacio con la mayor luz natural posible. De verse oscuro podrías perder la atención de los demás integrantes de la videoconferencia.

Si compartes casa con más personas, trata de que a la hora de tu llamada no te interrumpan o se vean otras personas de fondo. Habla con ellos previamente para evitarlo.

Aspectos técnicos

Al igual que en una reunión presencial, se debe tratar de realizar las videoconferencias de la mejor manera. Por ello, es fundamental tener en cuenta algunos aspectos importantes:

  • Todos los micrófonos deben estar silenciados mientras alguien tenga la palabra, el no hacerlo causa distracción.
  • Utilizaremos herramientas de presentación visuales para explicar de mejor manera y no “cansar la vista” de los participantes.
  • Si vamos a presentar desde el ordenador, debemos mantener el escritorio ordenado. Cuidado con las páginas que tengamos abiertas: procuraremos dejar solo aquellas que necesitemos para la reunión.
  • Conviene tener un buen ancho de banda. Evitaremos conectarnos por Wifi; mejor, mediante cable directo al router.
  • También es importante tener un plan B por si perdemos la conexión. Por ejemplo, tener el móvil a mano para volver a conectarnos desde este dispositivo.

Los tiempos

Debemos establecerlos y respetarlos. Es recomendable que las videoconferencias no tengan una duración mayor a una hora. Es esencial mantener la atención de todos los integrantes.

Lo más recomendable es tener dos videollamadas al día y no saturar la agenda. En caso de que sean seguidas, se recomienda dejar de 10 a 15 minutos entre cada una para permitir a las personas que se despejen y puedan revisar otros asuntos pendientes o descansar.

Se recomienda levantarse del puesto de trabajo al menos cada dos horas; hacer ejercicios de estiramiento; tomar agua; comer algo; o cualquier actividad para descansar la vista y despejar la mente.

Un día sin videoconferencias

Si anteriormente en nuestra empresa existía una política de un día sin reuniones, podemos mantenerlo durante el teletrabajo. Hacerlo permite a los trabajadores enfocarse en su trabajo individual y avanzar con sus tareas pendientes.

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