La Universidad Pablo de Olavide (UPO) de Sevilla ha implementado un nuevo sistema de digitalización para facilitar el acceso a la información y agilizar la consulta de los documentos digitales. Este sistema forma parte del proceso de mejora e innovación iniciado por esta universidad pública para la correcta gestión y tratamiento de los expedientes de su Personal Docente e Investigador (PDI), los estudiantes y el Personal de Administración y Servicios (PAS), así como la definición de su catálogo documental.

Para su implantación, la UPO ha confiado en T-Systems, filial de servicios TIC para empresas y organizaciones públicas de la multinacional alemana Deutsche Telekom, por su capacidad de transformación e integración de sistemas tecnológicos y su experiencia en proyectos de gestión de contenido empresarial de gran envergadura.

El proyecto piloto de digitalización de la UPO, puesto en marcha por el Vicerrectorado de TIC, Calidad e Innovación y por la Secretaría General de esta universidad, se divide en tres fases y, actualmente, acaba de finalizar la primera, con una duración de cuatro meses y en la que se ha procedido a la digitalización de un alto porcentaje de expedientes del PDI.

Para ello, durante este periodo se ha llevado a cabo una labor de consultoría documental para identificar la tipología de cada documento que maneja el personal docente, así como la preparación previa de los documentos y su posterior digitalización.

T-Systems también se ha encargado de la gestión del cambio a través de la formación del personal de la UPO en los procesos de preparación y digitalización de documentos, la clasificación automática de los documentos en las distintas categorías y la captura de los campos relevantes para la extracción de metadatos que permita una búsqueda más fácil y un uso más sencillo de los documentos.

También se ha realizado un control de calidad para garantizar la fiabilidad en la digitalización y la detección de posibles errores, así como la definición e implementación del proceso automático para la carga en un gestor documental de aquellos documentos electrónicos tratados y el despliegue de una capa de servicios básica documental para su consumo.

Acceso a unos 30.000 DOCUMENTOS

El nuevo sistema podrá funcionar en un entorno 'cloud' y ofrecerá acceso a, aproximadamente, 30.000 documentos pertenecientes a los expedientes de los profesores e investigadores de esta institución, que aunque no es el grupo más numeroso en cuanto a volumen de personas sí es el que más información almacena en sus expedientes dentro de la comunidad de la UPO. A lo largo de 2015 se procederá con el volcado de los expedientes de los estudiantes y los del PAS, lo que significará el fin del papel en el seno de la UPO.

"En la Pablo de Olavide estamos continuamente trabajando para conseguir una universidad más integrada y conectada con el objetivo de ofrecer a todos los que formamos parte de ella un sistema de gestión de documentos más preciso que nos permita acceder de forma automática a los documentos, ya sean expedientes académicos, publicación de notas o documentos administrativos; creemos que la digitalización era un paso que debíamos dar pronto y hemos encontrado en T-Systems el socio idóneo para ofrecernos las herramientas y el apoyo necesarios durante nuestro proceso de implementación y transición hacia la digitalización de la UPO", ha señalado el rector de la Olavide, Vicente Guzmán.

Además de este proyecto, Guzmán y Eduardo García Mellado y José Antonio Lorente Díez, en representación de T-Systems Iberia, han firmado un protocolo general de colaboración con el fin de impulsar la celebración de actividades formativas de tipo económico, científico, técnico y de investigación en materias de interés común.

"Estamos muy satisfechos de colaborar con la UPO en su camino hacia la digitalización y transformar su infraestructura para mejorar, facilitar y agilizar el acceso a cualquier información. En T-Systems tenemos como objetivo convertir a todos nuestros clientes en corporaciones cien por cien digitales para ayudarles a afrontar con éxito el futuro y responder con creces a sus necesidades en medio de la actual revolución tecnológica", ha afirmado Eduardo García, director de Sector Público de T-Systems Iberia.