Las empresas tendrán la obligación de custodiar incluso los archivos de papel

El tratamiento de los datos personales se reforzará a partir de este sábado con la entrada en vigor del nuevo reglamento que desarrolla la Ley de Protección de Datos, una legislación que obligará a las empresas a proteger todos los archivos aunque no estén automatizados, como los ficheros de papel.

El director de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), Artemi Rallo, aseguró que el nuevo Reglamento proporciona "más seguridad jurídica" a los ciudadanos, pero también a los que tienen que aplicarlo (instituciones, empresas o particulares).

Varias novedades

Entre las novedades del nuevo reglamento, Rallo citó la prohibición de obtener datos de menores de 14 años, salvo que cuenten con la autorización de un representante legal (padres o tutores), y en ningún caso se podrán además recabar datos de su entorno familiar como los relacionados con la situación económica.

También se establecen reglas adicionales en los ficheros de morosos, para impedir que se mantenga en esos ficheros a personas que no deben estar porque ya han saldado su deuda.

En materia de mercadotecnia establece un nuevo régimen para los "ficheros de autoexclusión", conocidos como ficheros "Robinson", en los que se apuntan aquellas personas que expresamente manifiestan que no quieren recibir ningún tipo de publicidad, y que deberán ser a partir de ahora consultados por quienes pretendan recabar sus datos para no incorporarlos a sus listados de publicidad.

El director de este organismo informó además de que se refuerza la seguridad de los ficheros sobre violencia de género, la de los ficheros con datos de tráfico y localización de comunicaciones electrónicas, los que obran en poder de la seguridad social, y aquellos que permiten definir perfiles, como los que obran en poder de los departamentos de recursos humanos.

Protección de los archivadores

El nuevo reglamento presta especial atención a los ficheros no informatizados, como los de papel, para que se garantice la confidencialidad y la integridad de los datos que contienen.

Los armarios y los archivadores donde estén almacenados esos datos tendrán que disponer de mecanismos adecuados de cierre que impidan el acceso a la documentación por personas no autorizadas, y mientras la documentación no esté archivada la persona que esté a su cargo deberá custodiarla e impedir que accedan a ella personas no autorizadas.

Si esos ficheros incluyen datos incluidos en un nivel de seguridad alto (ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual) deberán estar además en áreas cerradas con un dispositivo de seguridad adecuado, como puertas con llave.