Para rendir más con menos esfuerzo no hay fórmulas mágicas. Además, el mundo laboral nos exige cada día más en rendimiento y calidad, por lo que no sólo se trata de cumplir con nuestro cometido, sino que lo hemos de hacer muy eficazmente. Poniendo en marcha unas sencillas prácticas podemos conseguirlo.

LAS CLAVES DEL ÉXITO

Planificación

Está comprobado que un plan diario mejora el rendimiento. Conviene tener una lista de las actividades y asignarles importancia y prioridad, así como indicar la fecha en que deberían estar acabadas. A medida que las vayamos completando, debemos tacharlas de la lista sin borrarlas por completo, para poder saber luego lo que hicimos y cuándo.

Lo urgente y lo importante

Hay que empezar por las tareas más urgentes e importantes y conseguir que nuestro estado de ánimo o preferencias no nos impulse a trabajar en algo accesorio.

Teléfono

Conviene dar el número fijo de la oficina. Siempre hay que dar prioridad a la persona que tiene una cita o a la que estamos atendiendo que a cualquier llamada entrante. Las llamadas debemos hacerlas en los periodos entre tareas. Tampoco es conveniente telefonear inmediatamente cuando tenemos que preguntar algo. Si no es urgente es mejor apuntarlo para evitar llamar varias veces a la misma persona. Debemos apagar el móvil durante las reuniones, y mientras hacemos cuentas o alguna otra actividad que precise gran concentración.

Correo electrónico

Si estamos recibiendo constantemente mensajes, nuestra capacidad de trabajo se reduce, así que no conviene tener avisadores de llegada de correos. Muchos mensajes se envían a primera hora de la mañana. Aun así, deberías esperar un tiempo antes de abrir tus mensajes cuando llegas a la oficina si no quieres que esa tarea te impida hacer otras más importantes. No leas mensajes antes de las reuniones: te desconcentrarán y te pueden hacer llegar tarde.

Reuniones

Hay que evitarlas, siempre que no sean imprescindibles. Muchas de ellas sólo sirven para compartir información que podría difundirse por otro medio. Han de tener un programa, para que todos sepan qué se va a tratar y lleven los documentos que puedan necesitar durante la misma. Recuerda que el objetivo de las reuniones no es hablar de asuntos, sino tomar decisiones.